お詫び状 là thư gửi ra bên ngoài công ty. Khi xảy ra những sai sót gây ảnh hưởng tới khách hàng hay phía công ty đối tác, thì phải viết thư trình bày rõ ràng sự việc và cách giải quyết gửi trực tiếp cho khách hàng hoặc công ty đối tác đó. Vậy cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Nhật gửi ngoài công ty như nào?

Cách viết お詫び状

1. Ngày, tháng, năm viết thư

2. Tên người nhận

3. Tên người gửi

4. Tiêu đề (ghi rõ xin lỗi về vấn đề gì)

5. Vì là gửi ra bên ngoài công ty nên nhất định phải có拝啓(haikei: kính gửi) và敬具 (keigu: kính thư).

6. Trước khi vào nội dung chính cần viết câu: 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は、格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。(Chúc công ty ngay càng phát triển thịnh vượng. Nhận được sự giúp đỡ đặc biệt của công ty chúng tôi vô cùng cảm ơn.)

7. Nội dung cũng giống như cách viết 始末書

8. Ngoài ra, nếu có nội dung khác đi kèm thì viết vào phần “記”

Ví dụ về thư xin lỗi gửi trong công ty (始末書)

平成2022年9月9日

代表取締役社長　山田正男様

営業部　営業三課

佐藤　市郎

始末書

このたびは、営業車の件で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

平成2022年9月9日午後６時頃、取引先から戻り、当社の駐車場に入庫する際、私の不注意で営業車の左後方をブロックに擦り、ボディーの一部を損傷してしまいました。

損傷部分の修理については、現在総務部を通じて処理をお願いしておりますが、今後はこうした事故を再びおこすことがないよう、ふだんから安全運転および周辺の安全確認をおこたらぬようにいたします。二度とこのようなことのないよう誓約するあかしとして本書を提出いたします。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

Ngày 9 tháng 9 năm 2022

Kính gửi: Chủ tịch Masao Yamada

Tôi là Ichirou Sato- Trưởng Phòng kinh doanh- Bộ phận bán hàng 3

Lời đầu tiên

Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện do xe bán hàng gây ra.

Khoảng 6h tối ngày 9 tháng 9 năm 2022, sau khi tôi gặp một đối tác kinh doanh trở về và vào bãi đậu xe của công ty, tôi vô tình cọ xát phía sau bên trái của một chiếc xe kinh doanh và làm hỏng một sô bộ phận xe.

Hiện tại, chúng tôi đang yêu cầu sửa chữa các bộ phận hỏng của xe thông qua Tổng cục, nhưng sau này, chúng tôi sẽ không lái xe ẩu và tiến hành kiểm tra khu vực an toàn xung quanh trước để không xảy ra lỗi như này nữa.

Chúng tôi gửi thư xin lỗi này như một bằng chứng để đảm bảo rằng điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa.

Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.

Trên đây là ví dụ về cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Nhật gửi ngoài công ty. Bạn có thể dựa vào mẫu này để có thể sử dụng trong những tình huống mắc lỗi tương tự nhé!